¿Qué hace que una conferencia sea realmente valiosa? ¿Es el programa, las oportunidades para establecer contactos o el número de asistentes?
Para Zentropy MICE, la respuesta va más allá. Este proyecto europeo explora cómo las conferencias pueden generar beneficios sociales, económicos y ambientales duraderos tanto para los participantes como para las ciudades anfitrionas. Para lograrlo, es fundamental comprender las experiencias, expectativas y comportamientos de los asistentes.
Como parte de este trabajo, Zentropy MICE llevó a cabo recientemente una serie de actividades participativas durante dos Congresos Zero celebrados en Valencia: I Simposio Internacional sobre Fisiopatología en Enfermedades Cardiometabólicas, alojado en Las Naves, y el Foro del Consejo Científico de ValgrAI 2026 en la Universitat Politècnica de València.
Las actividades tenían como objetivo comprender mejor cómo las personas viven las conferencias y cómo los eventos pueden fortalecer su conexión con el destino.
Escuchar a las personas para transformar los eventos.
La creación de conferencias más sostenibles y con mayor impacto comienza por comprender a las personas que asisten a ellas.
Por esta razón, Zentropy MICE Sitúa a los participantes en el centro de su investigación, recabando información que pueda ayudar a dar forma a una nueva generación de eventos MICE donde la sostenibilidad, la satisfacción de los participantes y el legado urbano vayan de la mano.
Mediante una serie de ejercicios interactivos, los asistentes compartieron sus prioridades, motivaciones y expectativas, proporcionando información valiosa sobre lo que buscan en un evento y cómo interactúan con el destino anfitrión.
Khora Urban Thinkers lidera el proceso participativo.
Las actividades fueron diseñadas y facilitadas por Pensadores urbanos de Khora, a Zentropy, socio de MICE Especializados en metodologías participativas, innovación urbana y enfoques centrados en las personas.
Basándose en su experiencia en la participación de las partes interesadas y en los procesos colaborativos, Khora creó un entorno abierto e inclusivo donde los participantes pudieron compartir activamente sus perspectivas y contribuir a la investigación del proyecto.
El objetivo era sencillo: generar conocimientos prácticos que pudieran mejorar tanto la experiencia en las conferencias como su contribución a las comunidades locales.
¿Qué es lo que realmente valoran los participantes de la conferencia?
El primer ejercicio se centró en identificar los elementos que los asistentes valoran más en la experiencia de una conferencia.
Los participantes exploraron diversas iniciativas de sostenibilidad, economía circular y legado, destacando aquellas que consideraron más relevantes y atractivas.
Esta actividad proporcionó información valiosa sobre los beneficios que la gente espera de los eventos profesionales y reveló oportunidades para alinear las iniciativas de sostenibilidad con los intereses de los asistentes, aumentando así tanto la participación como el impacto a largo plazo.
Desde el recorrido del participante hasta el legado urbano
El segundo ejercicio analizó la experiencia de los participantes antes, durante y después del evento.
Los asistentes, ponentes y moderadores describieron cómo viajan a las conferencias, se desplazan por la ciudad, interactúan con los lugares donde se celebran y cómo emplean su tiempo fuera del programa oficial.
Este ejercicio de mapeo colectivo ayudó a identificar patrones de comportamiento clave y puntos de contacto críticos a lo largo de la experiencia del evento. Asimismo, reveló oportunidades para mejorar la satisfacción de los asistentes y fortalecer la relación entre las conferencias y las ciudades anfitrionas.
Es importante destacar que los resultados ofrecen una comprensión más profunda de cómo los visitantes interactúan con Valencia más allá del lugar de la conferencia, lo que ayuda a identificar maneras en que los eventos pueden contribuir de forma más eficaz a los objetivos sociales, económicos y medioambientales de la ciudad.
Diseñar conferencias que creen valor duradero
El conocimiento adquirido a través de estas actividades participativas contribuirá al desarrollo de conferencias más sostenibles, más conectadas con sus destinos y mejor preparadas para generar beneficios significativos a largo plazo.
Para Zentropy MICE, El éxito de una conferencia no debe medirse únicamente por la asistencia o el rendimiento económico. También debe evaluarse por el valor que genera para las personas, las comunidades y los lugares.
Al combinar metodologías participativas, innovación urbana y toma de decisiones basada en evidencia, Zentropy MICE está ayudando a dar forma a un futuro donde los eventos MICE sostenibles generen no solo experiencias exitosas, sino también un legado urbano duradero..